Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij elk abonnement op scheidsrechtersaanstellingen.nl en bij elke gratis omgeving voor het dashboard Arbitrageregeling. Er hoeft niets apart ondertekend te worden: door het abonnement af te sluiten of de gratis omgeving aan te maken gaan beide partijen deze overeenkomst aan. Zo kan je vereniging vooraf lezen welke afspraken er gelden.
1. Partijen
- Verwerkingsverantwoordelijke: de vereniging die het abonnement afsluit of de gratis omgeving aanmaakt (hierna: de vereniging).
- Verwerker: Jan Willem Keizer, eenmanszaak, handelend onder de naam scheidsrechtersaanstellingen.nl, gevestigd te Rotterdam, KvK 57229902 (hierna: scheidsrechtersaanstellingen.nl).
2. Onderwerp en duur
Deze overeenkomst gaat over het verwerken van persoonsgegevens voor de scheidsrechtersplanning van de vereniging en voor haar dashboard Arbitrageregeling. Zij geldt zolang het abonnement of de gratis omgeving loopt en eindigt zodra de gegevens na afloop zijn verwijderd of teruggegeven (artikel 11).
3. Aard en doel van de verwerking
scheidsrechtersaanstellingen.nl slaat persoonsgegevens op, verwerkt ze en geeft ze weer voor deze doelen van de vereniging:
- het automatisch en handmatig aanwijzen van clubscheidsrechters op de wedstrijden van de vereniging en de communicatie daarover met de betrokken leden;
- het bijhouden van wat de vereniging levert voor de Arbitrageregeling van het KNKV. De vereniging zet haar bondsofficials op een lijst, en de app zoekt hun wedstrijden op in de openbare publicaties van het KNKV en telt die mee.
De vereniging kan in de app aanzetten dat zij haar officials deelt met de verenigingen van haar samenwerkingsverband of combinatieteam. Dat is een instructie van de vereniging. Staat het aan, dan toont scheidsrechtersaanstellingen.nl de coördinatoren van die verenigingen de wedstrijden van de officials op haar lijst, zoals het KNKV ze publiceert, met de naam zoals de vereniging die heeft ingevoerd. Wat de vereniging zelf over een official vastlegt, zoals of die gediplomeerd is, ziet een andere vereniging niet. Het delen staat standaard uit. Zet de vereniging het uit, dan ziet de andere vereniging de gegevens niet meer. Voor wat een andere vereniging met de getoonde gegevens doet, is die vereniging zelf verantwoordelijk.
Voor andere doelen gebruikt scheidsrechtersaanstellingen.nl de gegevens niet.
4. Welke gegevens en welke betrokkenen
De verwerking betreft de volgende categorieën persoonsgegevens:
- naam en e-mailadres;
- kwalificaties en voorkeuren per team;
- beschikbaarheid;
- relaties met teams (speler, coach, ouder);
- aanstellingen en aanmeldingen voor wedstrijden;
- van bondsofficials op de lijst van de vereniging: naam, en of de vereniging hen als gediplomeerd aanmerkt;
- de wedstrijden waarvoor het KNKV deze officials heeft aangewezen, zoals het KNKV ze publiceert: datum, teams, klasse, locatie, status, uitslag en rol (scheidsrechter, begeleider of examinator).
Betrokkenen zijn de clubscheidsrechters en coördinatoren van de vereniging, en de bondsofficials die de vereniging op haar lijst zet. De wedstrijden van bondsofficials komen uit de openbare publicaties van het KNKV. Een naam die het KNKV afschermt, publiceert het KNKV niet en verwerkt de app ook niet. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt (artikel 9 AVG), zoals gezondheids- of biometrische gegevens, en evenmin strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG) of het BSN. Beschikbaarheid wordt vastgelegd zonder reden; de app vraagt niet waarom iemand niet kan.
Om een vereniging haar officials op naam te laten vinden, bewaart scheidsrechtersaanstellingen.nl voor het lopende seizoen de namen en wedstrijden van alle officials die het KNKV publiceert, ook van andere verenigingen. Dat doet scheidsrechtersaanstellingen.nl voor alle verenigingen tegelijk en niet in opdracht van één vereniging. Daarvoor is scheidsrechtersaanstellingen.nl zelf verwerkingsverantwoordelijke, en deze overeenkomst geldt daar niet voor. De privacyverklaring beschrijft die verwerking.
Het e-mailadres van de coördinator die de club aanmeldt of het abonnement afsluit, gebruikt scheidsrechtersaanstellingen.nl ook om af en toe productnieuws te sturen, tenzij die coördinator dat weigert of zich afmeldt. Ook dat doet scheidsrechtersaanstellingen.nl niet in opdracht van de vereniging maar als eigen verwerkingsverantwoordelijke, en ook daarvoor geldt deze overeenkomst niet. De privacyverklaring beschrijft die verwerking.
5. Instructies en verantwoordelijkheden van de vereniging
scheidsrechtersaanstellingen.nl verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging en volgens deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft. De vereniging bepaalt zelf welke leden en welke bondsofficials worden toegevoegd, en of zij haar officials deelt. Zij is er verantwoordelijk voor dat de betrokkenen weten dat hun gegevens in de app staan.
Vindt scheidsrechtersaanstellingen.nl dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, dan laat hij dat de vereniging onmiddellijk weten. Dat geldt niet als de wet zo'n melding verbiedt.
6. Geheimhouding
Iedereen die onder verantwoordelijkheid van scheidsrechtersaanstellingen.nl toegang heeft tot de gegevens is verplicht tot geheimhouding.
7. Beveiliging
scheidsrechtersaanstellingen.nl neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
- gescheiden toegangsniveaus (coördinator, scheidsrechter, beheerder);
- strikte scheiding tussen de gegevens van verschillende verenigingen. Een vereniging ziet gegevens van een andere vereniging alleen als die andere vereniging het delen zelf heeft aangezet;
- beveiligd inloggen via een persoonlijke inloglink;
- dagelijkse back-ups, waarvan een versleutelde kopie buiten de eigen server wordt bewaard.
8. Sub-verwerkers
scheidsrechtersaanstellingen.nl schakelt de volgende partijen in. De applicatie, de database en de back-ups staan op servers in de EU.
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Contabo | Hosting van de applicatie en de database | EU |
| Fastmail | Versturen van e-mails vanuit de app | Buiten de EU |
| Vultr | Versleutelde kopie van de dagelijkse back-up | EU |
| Moneybird | Facturatie: naam en e-mailadres van de penningmeester en het factuuradres van de vereniging | Nederland |
Voor het versturen van e-mail loopt een deel van de verwerking (naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht) via de servers van Fastmail buiten de EU. Die doorgifte valt onder de verwerkersvoorwaarden van Fastmail, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg (hoofdstuk V AVG).
Bij het toevoegen of wisselen van een sub-verwerker informeert scheidsrechtersaanstellingen.nl de vereniging vooraf per e-mail, zodat de vereniging bezwaar kan maken.
Met iedere sub-verwerker maakt scheidsrechtersaanstellingen.nl schriftelijk ten minste dezelfde afspraken over gegevensbescherming als in deze overeenkomst. scheidsrechtersaanstellingen.nl blijft tegenover de vereniging volledig verantwoordelijk voor de nakoming van die afspraken door de sub-verwerker.
9. Hulp bij rechten en andere AVG-verplichtingen
Vraagt een lid of een official om inzage, correctie of verwijdering van de eigen gegevens, dan helpt scheidsrechtersaanstellingen.nl de vereniging om daaraan te voldoen. Veel kan de vereniging zelf: coördinatoren beheren de gegevens in de app, en scheidsrechters kunnen hun eigen gegevens inzien en exporteren via het portaal.
Rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie helpt scheidsrechtersaanstellingen.nl de vereniging ook bij haar verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Het gaat daarbij om beveiliging, datalekken, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaand overleg met de toezichthouder.
10. Melden van datalekken
Ontdekt scheidsrechtersaanstellingen.nl een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt hij dat zonder onnodige vertraging aan de vereniging, met de informatie die de vereniging nodig heeft om te beoordelen of zij het lek bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet melden. Die melding doet de vereniging zelf, als verwerkingsverantwoordelijke.
11. Teruggave en verwijdering
Na afloop van het abonnement kan de vereniging haar volledige clubdata exporteren (een ZIP-bestand met CSV-bestanden, direct te openen in Excel), met haar lijst bondsofficials en haar keuzes om te delen. Dertig dagen na afloop verwijdert scheidsrechtersaanstellingen.nl de persoonsgegevens van de vereniging uit de actieve omgeving.
Een gratis omgeving loopt tot de vereniging haar in Instellingen verwijdert. scheidsrechtersaanstellingen.nl verwijdert de persoonsgegevens van de vereniging dan meteen uit de actieve omgeving.
Kopieën in de beveiligde back-upketen verdwijnen uiterlijk binnen 90 dagen na afloop van het abonnement of na het verwijderen van de omgeving. Ze zijn niet beschikbaar voor normaal gebruik en worden alleen ingezet voor technisch herstel. Bij herstel worden latere verwijderingen opnieuw toegepast voordat de dienst wordt hervat.
12. Controle
De vereniging mag controleren of scheidsrechtersaanstellingen.nl zich aan deze overeenkomst houdt. Vragen daarover worden eerst schriftelijk beantwoord; is dat niet voldoende, dan werkt scheidsrechtersaanstellingen.nl mee aan een audit, op kosten van de vereniging en op een moment dat beide partijen schikt.
13. Aansprakelijkheid
Voor de aansprakelijkheid van scheidsrechtersaanstellingen.nl bij het verwerken van persoonsgegevens geldt artikel 9 van de voorwaarden, ook bij een gratis omgeving.
14. Slotbepalingen
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijkt deze overeenkomst af van de voorwaarden, dan gaat voor het verwerken van persoonsgegevens deze overeenkomst voor. Een wijziging van deze overeenkomst kondigt scheidsrechtersaanstellingen.nl vooraf per e-mail aan.